Programa de Auditoría - ISO 9001:2015
Sin embargo bajo mi punto de vista, el punto que agrega valor a la auditoría es determinar aquellas potenciales actividades del proceso que pueden terminar en no conformidad, medir su impacto y criticidad y establecer medidas de control para asegurar que esté dentro de los parámetros establecidos.
Sobre las no conformidades ya consumadas, lo que corresponde a la organización es corregirlas y tomar acciones correctivas para evitar que vuelva a presentarse en el proceso. Para esto la auditoría remarca la necesidad de ajuste del proceso a fin de evitar la disminución o reducción del valor del producto o servicio brindado a los Clientes.
La norma ISO 9001: 2015 establece que las organizaciones deben definir un programa de auditoría interna que les ayude ha revisar periódicamente el cumplimiento de los procesos establecidos. Las áreas de la organización deben transparentar sus procesos, por un lado teniendo la trazabilidad de los mismos y a la vez rindiendo cuentas a la alta Dirección a través de los indicadores de gestión. Que mejor acreditación de que los que los procesos se están llevado a cabo según lo planificado y documentado en sus normativas a través de la Auditoría Interna.
Tengo que reconocer que algunas organizaciones han distorsionado el uso de la Auditoria Interna justificando el hecho de no tomar acciones sobre no conformidades debido a que han sido detectadas en una Auditoría Interna reciente y solo se ha planificado las medidas a tomar a fin de evitar una declaración de no conformidad en una Auditoría de Vigilancia realizada por una Casa Certificadora (Tercero).
Es por este motivo que la organización debe ser consciente de que el fin de la Auditoría Interna es ayudarle a corregir lo que no se está haciendo bien y reforzar los puntos de control para asegurar la estabilidad y continuidad de los procesos en beneficio de obtener un producto y servicio adecuado que cumple con los requisitos del Cliente.
Por otro lado en el caso de la casa certificadora debe revisar con cuidado la documentación presentada por la organización como evidencia de Auditoría Interna con el fin de ayudar a que el sistema de gestión de calidad realmente funcione y no sea solo un mero compromiso de palabras por parte de la Alta Dirección de la organización.
La Auditoría Interna no debe ser tomada como un mero formalismo, es una pieza clave en el proceso de evaluación del sistema de gestión de calidad que revela y coloca sobre la mirada del Directorio y áreas de la organización involucradas todos aquellos puntos de mejora o procesos que están marchando fuera de lo establecido en perjuicio de la empresa y la satisfacción del Cliente.
Para concretar la Auditoría Interna, la organización debe establecer un Programa de Auditoría Interna Anual, es decir la planificación tangibilizada en un cronograma anual donde se fija en qué mes o fechas se concretará la Auditoría, su alcance (todos los procesos serán auditados o parte de ellos), la frecuencia.
A continuación se muestra un formato de Programa de Auditoría. Los campos básicos que debería contener este formato se muestran a continuación:
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| Fuente: http://media.peru.info/promperu/mapro/Mejora-Continua/Procedimiento-Auditorias-internas.pdf |
La Auditoría Interna como requisito de la norma ISO 9001:2015 no establece un número mínimo de Auditorías que se debe realizar en el año, sin embargo cada organización según el giro de negocio y los procesos a evaluar determina la cantidad necesaria de auditorías para asegurar el cumplimiento de los procesos establecidos.
El siguiente formato representa un "Programa de Auditoría" de una empresa de servicios estatal
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| Fuente: http://www.pastosaludese.gov.co/images/calidad/2020/Programa%20anual%20auditoria%202020%20ok.pdf |
Como es evidente cada organización determina el detalle del registro del Programa de Auditoría , sin embargo este debe demostrar que es lo suficientemente claro para que todos los involucrados de la Organización lo comprendan cabalmente.
Para este caso la empresa de servicios estatal tomada como ejemplo ha convenido dejar en claro qué procesos están fuera del alcance del Programa de Auditoría los cuales deberán ser debidamente sustentados durante la Auditoria de Tercera parte, se definen los recursos necesarios para asegurar la ejecución de la Auditoría, los riesgos a los que están inmerso en sí el proceso de Auditoría, entre otros.
Finalmente las compañías deben demostrar un real compromiso con su sistema de gestión de calidad, y un mecanismo de comprobar el cumplimiento de estos compromisos adquiridos por la Alta Dirección y sus colaboradores es a través de la Auditoría Interna.
