Una perspectiva sobre la Gestión de Procesos
La gestión de procesos impacta en cada uno de los productos y servicios que reciben los clientes para cubrir sus necesidades.
¿Cual es su alcance? , bueno diría que repercute significativamente en los resultados obtenidos por una organización durante el año fiscal. Es verdad que la performance de una organización está sostenido por la diferencia entre sus ingresos y egresos, los cuales impactan directamente en el bolsillo de sus accionistas.
Sin embargo , eso solo una parte de la historia , visto de desde una perspectiva financiera . Bueno y qué pasa con los clientes , para que el modelo sea sostenible en el tiempo debe existir un arreglo comercial que asegure la provisión de productos y servicios a los consumidores a cambio de un aporte monetario. Los usuarios finales son los jueces directos que determinarán si este producto o servicio se ajusta a sus requerimientos. Mientras se perciba un mayor valor por la compra del bien , habrá valido la pena sacrificar nuestro capital.
Si se tiene en cuenta la voz del cliente, el producto o servicio final debe ser diseñado y producido siguiendo una ruta específica que asegure su idoneidad. Ahí entra a talla el conocer las etapas o procesos que se llevan a cabo para obtener un producto determinado.
Quizás este producto o servicio ha pasado por una etapa de diseño y desarrollo, un proceso de ensamble, selección de proveedores, entrenamiento de personal , ventas, soporte técnico, seguros. Todo ello nos hace pensar que existe una secuencia lógica de etapas que tienen un inicio y un final para obtener un resultado.
La gestión de procesos no es otra cosa que toda actividad que hace un uso eficiente de los recursos , transformando materiales e información en productos y servicios.
El diagrama SIPOC revela cuales son los elementos y actores involucrados para que se logren los objetivos.
Image from Master Project Academy
Supplier ( Proveedores): Quienes abastecen de materia prima y/o información a las compañias.
Input: ( recursos de entrada): Son los ingredientes , recursos materiales , propiedad intelectual que es utilizado como insumo para la producción o prestación de un servicio.
Process: ( Proceso como tal) : Son la secuencia de etapas necesaria para la obtención del producto o servicio. Dar valor agredado.
Output: (Salida): Es el resultado del proceso de transformación de los elementos de entrada.
Customers: Son los clientes del producto o servicio.
Tenemos que tener en cuenta que el modelo no es estático sino mas bien dinámico lo que significa que está sujeto a retroalimentación , es decir hay un momento en que la empresa tiene que cuestionar la manera como ha venido realizando sus actividades las cuales no han llevado al cumplimiento de los objetivos. ¿ Que se debe hacer entonces?
La respuesta está en mirar el contexto en el que se encuentra la organización , quiene son sus competidores : ¿ Qué es lo que saben hacer mejor?, la tecnología disponible que existe en el mercado, ¿ Me estoy beneficiando de los ultimos avances de la tecnologia para reducir el lead time de mi cadena de suministro ? o simplemente me estoy quedando en un esquema tradicional de trabajo.
Estoy contemplando la normativa legal actual que repercute en el negocio es decir su alcance.
Todo esto debe poner en retrospectiva la situación actual del negocio y no solo bastar mirar la parte financiera , ello es implícito. Mis esfuerzos se deben centrar en asegurar la efectividad y calidad de mis procesos.
Vamos a poner un ejemplo.
Fabricación de Ladrillos
Como podemos apreciar en la fabricación de ladrillos están inmersos varios agentes, como los proveedores que se convierten en aliados estratégicos en nuestra cadena de valor.
Depende de la calidad de la materia prima la resistencia de mi producto final
Debo tener la energía suficiente para proveer el funcionamiento de la planta.
Los estándares me permiten abordar las mejores prácticas para obtener ladrillo de calidad.
La tecnología está inmersa en el proceso de fabricación , mientras haga un uso óptimo de ella podré generar mayor valor agregado al producto.
Inyección de capital es necesario para seguir invirtiendo en mejoras y ampliación de la planta.
Cada una de las etapas del proceso de fabricación del ladrillo son claves y deben ser monitoreadas bajo limites de especificación establecidos como resultado de los requerimientos del cliente.
Dependerá de ello el tipo de ladrillo que quiero obtener si es para el techo , muros , división de ambientes, caminos, etc.
Así como la calidad del producto medido en términos de resistencia, dimensiones, características técnicas a ser cumplidas.
Todo ello para asegurar que el cliente utilice un material de construccion seguro y de alta calidad para su infraestructura.
En resumen podemos apreciar que a partir del enfoque en procesos nos permite mirar a la organización no como una estructura jerárquica, sino más bien como un sistema horizontal en el que todas las áreas están interconectadas y que depende de cada etapa del proceso la calidad del producto.
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