Seguimiento y Cierre de una Auditoría ISO 9001:2015
Cuando una organización ha pasado por una auditoría externa realizada por una entidad acreditada para emitir el certificado de la norma ISO 9001: 2015 , se encuentra frente a los resultados o conclusión de la auditoría que se espera verifique que el Sistema de Gestión de la empresa se ha implementado de manera eficaz, así como se cumple con los requisitos de la norma ISO 9001.
Sin embargo debemos de tomar en cuenta que esta auditoría toma una muestra sobre los procesos que se han verificado para establecer si está acorde a los requisitos de la norma y requisitos legales del sector.
Si el informe de auditoría revela que se han detectado no conformidades mayores, la organización está obligada a realizar acciones correctivas y por lo tanto la emisión del certificado quedará suspendido hasta que se levanten las no conformidades. En caso de ser una empresa que cuenta con certificación tiene un plazo determinado para corregir las no conformidades, caso contrario se le suspenderá el certificado de la norma.
Si una organización tiene una o dos no conformidades calificadas como menores, detectadas en una auditoría de seguimiento , puede presentar la implementación de las acciones correctivas en la próxima auditoría, lo cual no la exime de recibir el certificado de la norma.
Es importante aclarar que la norma ISO 9001 certifica el Sistema de Gestión de Calidad de la organización y no un producto o servicio específico. Siendo así corresponde a la organización tratar estas no conformidades a través de acciones correctivas.
A continuación se muestra un formato de acción correctiva como ejemplo.
Un aspecto importante a considerar es identificar cómo se detectó la no conformidad, que para nuestro caso sería a través de la auditoria externa . Pero una acción correctiva no se apertura tomando solo como fuente la auditoría, tambien se apertura una acción correctiva cuando existe un producto no conforme , por quejas y reclamos del cliente, por revisión de la dirección , a través de la medición y control de procesos,etc.
Luego se identifica el requisito de la norma que se está incumpliendo y se describe la no conformidad hallada.
Se debe considerar la acción para corregir de inmediato el problema, es decir actuamos sobre el efecto para evitar un impacto mayor. Luego se establecen las causas que originaron la no conformidad , que puede ser determinado a través de herramientas como la espina de pescado, diagrama de Paretto, lluvia de ideas, 5 porques, diagramas de dispersión,etc.
Se debe establecer las acciones para eliminar la causa de la no conformidad y luego verificar su implementación. Para cerrar la acción correctiva se deberá determinar que ésta fue eficaz de lo contrario se deberán tomar nuevamente acciones.
Hay que tomar en cuenta que el detalle de las acciones tomadas para eliminar la causa de la no conformidad deberán ser enviadas en el menor tiempo posible a la entidad certificadora en caso de no conformidades mayores, caso contrario si las no conformidades son menores en la próxima auditoría externa se podrá verificar la eficacia de las mismas.
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